Как хранить документы дома

20 Апреля 2023 г.

Правильная организация хранения документации позволяет не только гарантировать конфиденциальность информации, содержащейся в ней, но и оптимально использовать имеющееся пространство и обеспечить удобный доступ к нужным бумагам. В офисных помещениях для этой цели используются шкафы, стеллажи, тумбы и сейфы. А как быть, если требуется организовать хранение документов дома? Ведь помимо деловых документов и ценных бумаг (бизнесмены нередко предпочитают хранить дома), у каждого человека найдутся личные документы, утрата которых или попадание чужие руки может принести неприятности, серьезные проблемы и даже нанести материальный ущерб. О том, как и где хранить документы дома мы расскажем в этой статье.

Как хранить домашние документы

К домашней документации, которая имеется у каждого человека и должна храниться постоянно или определенное время, относятся документы:

• личного характера для всех членов семьи (свидетельства о рождении, браке и разводе паспорта и другие документы, подтверждающие личность);
• на движимое и недвижимое имущество (договора купли-продажи или дарения, свидетельства о праве собственности или вступлении в права наследования, завещания и другие);
• связанные со здоровьем, включая медицинские карты, страховые полисы, результаты проведенных диагностических обследований;
• об образовании и оплате за обучение (свидетельства о среднем или среднем специальном образовании, дипломы, удостоверения и свидетельства о прохождении курсов, контракты на обучение в вузе, квитанции оплаты за детсады и школы);
• связанные с работой или предпринимательской деятельностью (свидетельство о регистрации ФЛП, резюме, справка о постановке на налоговый учет, договора, отчетная документация);
• ценные бумаги и другая документация.

Чтобы организовать правильное хранение всех этих бумаг дома, необходимо:

1. отсортировать их по группам, и разложить в отдельные папки. Это могут быть скоросшиватели для файлов (в них можно поместить любые документы), пластиковые папки типа «портфель», папки-органайзеры или любые другие пластиковые и картонные конструкции;
2. подписать папки на торцевой поверхности и наклеить яркие стикеры для удобства поиска;
3. выбрать, или приобрести мебель, в которой папки с документами можно расположить в вертикальном или горизонтальном положении таким образом, чтобы были хорошо видны надписи на торцах.

Способы хранения документов дома

Для размещения папок с документами можно использовать разные варианты мебели:

• шкафы;
• настенные или настольные полки;
• настольный комод;
• сейфы и другую мебель.

Для правильной организации хранения документов дома учитывайте, что:

• мебель для хранения папок с документами, должна размещаться в помещении, недоступном для посторонних лиц, которое имеет надежную дверь и окна, защищенные от проникновения злоумышленников;
• папки с документами не должны бросаться в глаза человеку, случайно заглянувшему в комнату;
• необходимо обеспечить защиту документов не только от доступа посторонних или хищения, но и от высокой влажности, а тем более от пожара.

Исходя из последней рекомендации, лучшим вариантом для хранения документов дома является сейф, поскольку он:

• имеет высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа, что обеспечивает надежность и безопасность хранения документов;
• может использоваться не только для хранения личных документов, но и ценных бумаг, денег, ювелирных украшений и других дорогостоящих вещей;
• выпускается в большом разнообразии видов, что позволяет подобрать модель, способную противостоять взлому и пожару.

Кроме того, современные сейфы для дома или квартиры имеют стильный дизайн, который органично впишется в любой интерьер.

Основные виды сейфов для хранения документов дома

Чтобы надежно защитить документы от рассекречивания, хищения или пожара с помощью сейфа, нужно подобрать подходящую модель. Для хранения документов дома могут использоваться:

• мебельные сейфы – они отличаются компактными размерами и возможностью установки внутри мебели, что снижает риск их обнаружения грабителем. Такие сейфы обеспечивают оптимальный уровень защиты для документов, но не могут использоваться при большом их количестве;
• офисные сейфы – хранилища, предназначенные для офисных помещений, подойдут и для использования в домашних условиях. Они выпускаются в большом ассортименте размеров, что позволяет подобрать вариант для любого количества документов;
• взломостойкие сейфы, обеспечивающие наибольшую степень защиты документов от доступа посторонних. Их корпус имеет многослойные стенки с бетонным защитным слоем. Вы можете выбрать модель разного размера и внутренней архитектуры, сертифицированную по 0-VII классу сопротивления взлому, в зависимости от ценности документов и стоимости вещей, которые собираетесь в нем хранить;
• огнестойкие сейфы – они помогут сберечь документы при пожаре, но имеют слабую защиту от взлома Благодаря многослойным стенкам с прослойкой из огнестойкого материала и защите периметра двери термолентой, такие сейфы способны выдерживать воздействие открытого огня не менее 30 минут, в зависимости от класса огнестойкости;
• огневзломостойкие сейфы, обеспечивающие надежную защиту от взлома и пожара – наилучший вариант хранилища для домашних, деловых документов и ценных бумаг. Они сочетают в себе преимущества взломостойких и огнестойких моделей и могут использоваться для хранения наличных денег и ювелирных украшений. Нужно лишь выбрать модель с достаточным уровнем защиты;
• стенные сейфы – самый приемлемый вариант, если Вы хотите устроить тайник для хранения бумаг дома. Встроенный в стену сейф трудно взломать, но еще труднее обнаружить, поскольку такое хранилище может быть спрятано под картиной, ковром или замаскировано под электрические розетки, как например, сейф-розетка марки «ДИК».

Как выбрать сейф для хранения документов дома

При выборе сейфа для домашнего хранения документов следует учитывать:

• внешние и внутренние размеры – они должны соответствовать свободному пространству в комнате и объему документации, которую Вы собираетесь хранить;
• особенности конструкции:

• 
  
  • структуру корпуса и двери – толщину металла, наличие одинарной или двойной стенки с защитным слоем из бетона;
  • внутренние или внешние петли – от этого зависит угол открывания двери;
  • наличие защиты замка, петель и ригелей;
  • возможность крепления к полу, стене или встраивания в конструкции здания;
  • количество полок, возможность их снятия и перемещения по высоте;
  • наличие трейзера, запираемого на ключ – в нем можно хранить особо ценные документы и вещи;

• тип и количество замков (ключевые, кодовые механические или электронные и биометрические);
• тип механизма запирания – одно-, двух или трехсторонний;
• класс взломо- или огнестойкости, подтвержденный сертификатом и наличием информации о сертификации на шильдике, с внутренней стороны двери.

Теперь, зная, как правильно хранить документы дома, выбирайте подходящий вариант. Если Вы решите остановиться на сейфе, то купить модель нужного вида, размеров и степени защиты можно в интернет-магазине компании «ДиК».

Автор статьи:

Менеджер НВПП ДІК Дубок Павло

Список использованной литературы:

1. Как сохранить документы. Практическое руководство / Т. Н. Шевченко. - Киев: Феникс, 2019.
2. Хранение документов в домашних условиях / О. В. Бурова, Н. А. Рощупкина. - Харьков: Фолио, 2017.
3. Как правильно хранить документы: советы и рекомендации / С. В. Печенкин. - Киев: Издательство "София", 2015.
4. Как хранить важные документы: практические советы / А. А. Холоденко. - Харьков: Фолио, 2014.