Як зберігати документи вдома

6 квітня 2023 р.

Правильна організація зберігання документації дозволяє як гарантувати конфіденційність інформації, що міститься у ній, так і оптимально використовувати наявний простір і забезпечити зручний доступ до потрібних паперів. В офісних приміщеннях для цієї мети використовуються шафи, стелажі, тумби та сейфи. А як бути, якщо потрібно організувати зберігання документів удома? Адже крім ділових документів і цінних паперів (бізнесмени нерідко вважають за краще зберігати вдома), у кожної людини знайдуться особисті документи, втрата яких або попадання чужих рук може завдати неприємностей, серйозних проблем і навіть завдати матеріальних збитків. Про те, як і де зберігати документи вдома, ми розповімо в цій статті.

Як зберігати домашні документи

До домашньої документації, яка є у кожної людини і має зберігатися постійно або певний час, належать документи:

• особистого характеру для всіх членів сім'ї (свідоцтва про народження, шлюб та розлучення паспорта та інші документи, що підтверджують особу);
• на рухоме та нерухоме майно (договори купівлі-продажу або дарування, свідоцтва про право власності або вступ у права спадкування, заповіту та інші);
• пов'язані зі здоров'ям, включаючи медичні картки, страхові поліси, результати проведених діагностичних обстежень;
• про освіту та оплату за навчання (свідоцтва про середню або середню спеціальну освіту, дипломи, посвідчення та свідоцтва про проходження курсів, контракти на навчання у ВНЗ, квитанції оплати за дитсадки та школи);
• пов'язані з роботою або підприємницькою діяльністю (свідоцтво про реєстрацію ФОП, резюме, довідка про постановку на податковий облік, договори, звітну документацію);
• цінні папери та інша документація.

Щоб організувати правильне зберігання всіх цих паперів удома, необхідно:

1. відсортувати їх за групами і розкласти в окремі папки. Це можуть бути швидкозшивачі для файлів (в них можна помістити будь-які документи), пластикові папки типу «портфель», папки-органайзери або будь-які інші пластикові та картонні конструкції;
2. підписати папки на торцевій поверхні та наклеїти яскраві стікери для зручності пошуку;
3. вибрати, або придбати меблі, в яких папки з документами можна розташувати у вертикальному або горизонтальному положенні таким чином, щоб були добре видно написи на торцях.

Способи зберігання документів на дому

Для розміщення папок з документами можна використовувати різні варіанти меблів:

• шафи;
• настінні або настільні полиці;
• настільний комод;
• сейфи та інші меблі.

Для правильної організації зберігання документів вдома враховуйте, що:

• меблі для зберігання папок з документами, повинні розміщуватися в приміщенні, недоступному для сторонніх осіб, яке має надійні двері та вікна, захищені від проникнення зловмисників;
• папки з документами не повинні впадати в очі людині, яка випадково зазирнула в кімнату;
• необхідно забезпечити захист документів не тільки від доступу сторонніх чи розкрадання, а й від високої вологості, а тим більше від пожежі.

Виходячи з останньої рекомендації, найкращим варіантом для зберігання документів є сейф, оскільки він:

• має високий рівень захищеності від несанкціонованого доступу, що забезпечує надійність та безпеку зберігання документів;
• може використовуватися як для зберігання особистих документів, а й цінних паперів, грошей, ювелірних прикрас та інших дорогих речей;
• випускається у великій різноманітності видів, що дозволяє підібрати модель, здатну протистояти злому та пожежі.

Крім того, сучасні сейфи для дому чи квартири мають стильний дизайн, який органічно впишеться у будь-який інтер'єр.

Основні види сейфів для зберігання документів

Щоб надійно захистити документи від розсекречення, розкрадання чи пожежі за допомогою сейфа, потрібно підібрати потрібну модель. Для зберігання документів вдома можна використовувати:

• меблеві сейфи – вони відрізняються компактними розмірами та можливістю встановлення всередині меблів, що знижує ризик їх виявлення грабіжником. Такі сейфи забезпечують оптимальний рівень захисту для документів, але не можуть використовуватися при великій кількості;
• офісні сейфи – сховища, призначені для офісних приміщень, підійдуть для використання в домашніх умовах. Вони випускаються у великому асортименті розмірів, що дозволяє підібрати варіант для будь-якої кількості документів;
• зломостійкі сейфи, що забезпечують найбільший ступінь захисту документів від сторонніх сторон. Їхній корпус має багатошарові стінки з бетонним захисним шаром. Ви можете вибрати модель різного розміру та внутрішньої архітектури, сертифіковану за 0-VII класом опору злому, залежно від цінності документів та вартості речей, які збираєтесь у ньому зберігати;
• вогнестійкі сейфи – вони допоможуть зберегти документи при пожежі, але мають слабкий захист від злому Завдяки багатошаровим стінкам з прошарком з вогнестійкого матеріалу та захисту периметра дверей термострічкою, такі сейфи здатні витримувати вплив відкритого вогню не менше 30 хвилин, залежновід класу вогнестійкості;
• вогневзломостійкі сейфи, що забезпечують надійний захист від злому та пожежі – найкращий варіант сховища для домашніх, ділових документів та цінних паперів. Вони поєднують у собі переваги взломостійких та вогнестійких моделей і можуть використовуватися для зберігання готівки та ювелірних прикрас. Потрібно лише вибрати модель із достатнім рівнем захисту;
• Стінні сейфи - найприйнятніший варіант, якщо Ви хочете влаштувати схованку для зберігання паперів будинку. Вбудований у стіну сейф важко зламати, але ще важче виявити, оскільки таке сховище може бути заховано під картиною, килимом або замасковано під електричні розетки, наприклад, сейф-розетка марки «ДІК».

Як вибрати сейф для зберігання документів вдома

При виборі сейфа для домашнього зберігання документів слід враховувати:

• зовнішні та внутрішні розміри – вони повинні відповідати вільному простору в кімнаті та обсягу документації, яку Ви збираєтесь зберігати;
• особливості конструкції:
  • структуру корпусу та двері – товщину металу, наявність одинарної або подвійної стінки із захисним шаром з бетону;
  • внутрішні чи зовнішні петлі – від цього залежить кут відчинення дверей;
  • наявність захисту замку, петель та ригелів;
  • можливість кріплення до підлоги, стіни або вбудовування у конструкції будівлі;
  • кількість полиць, можливість їх зняття та переміщення по висоті;
  • наявність трейзера, що замикається на ключ – у ньому можна зберігати особливо цінні документи та речі;
• тип та кількість замків (ключові, кодові механічні або електронні та біометричні);
• тип механізму замикання – одно-, двох або тристоронній;
• клас зламо- або вогнестійкості, підтверджений сертифікатом та наявністю інформації про сертифікацію на шильдику, з внутрішньої сторони дверей.

Тепер, знаючи, як правильно зберігати документи вдома, вибирайте відповідний варіант. Якщо Ви вирішите зупинитися на сейфі, то придбати модель потрібного вигляду, розмірів та ступеня захисту можна в інтернет-магазині компанії «ДіК».

Автор статті:

Менеджер НВПП ДІК Дубок Павло

Список використаної літератури:

1. Как сохранить документы. Практическое руководство / Т. Н. Шевченко. - Киев: Феникс, 2019.
2. Хранение документов в домашних условиях / О. В. Бурова, Н. А. Рощупкина. - Харьков: Фолио, 2017.
3. Как правильно хранить документы: советы и рекомендации / С. В. Печенкин. - Киев: Издательство "София", 2015.
4. Как хранить важные документы: практические советы / А. А. Холоденко. - Харьков: Фолио, 2014.